Sirkulasi
Kata sirkulasi berasal dari bahasa inggris “circulation” yang mempunyai arti perputaran, peredaran. Sedangkan dalam ilmu perpustakaan, kata sirkulasi sering dikenal dengan peminjaman namun demikian pengertian pelayanan sirkulasi sebenarnya adalah mencakup semua bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan bahan pustaka. Menurut Bafadal-Ibrahim (2000:24), “Pelayanan sirkulasi adalah kegiatan kerja yang berupa pemberian bantuan kepada pemakai perpustakaan dalam proses peminjaman dan pengembalian bahan pustaka.”
Salah satu kegiatan utama atau jasa utama perpustakaan adalah peminjaman buku dan materi lainya. Kegiatan peminjaman ini sering dikenal dengan nama sirkulasi artinya peminjaman. Meja sirkulasi, seringkali di anggap ujung tombak jasa perpustakaan karena bagian inilah yang pertama kali berhubungan dengan pengguna atau pemakai serta paling sering di gunakan pemakai, karenanya unjuk kerja staf sirkulasi dapat berpengaruh terhadap citra perpustakaan (Sulistiyo-Basuki 1991 : 257).
Dari beberapa uraian diatas dapat disimpulkan bahwa pelayanan sirkulasi adalah kegiatan yang harus ada di dalam perpustakaan yang berhubungan dengan bagian peminjaman dan pengembalian bahan pustaka agar dapat dipergunakan oleh pengguna secara maksimal. Agar perpustakaan dapat memainkan peranya dengan baik/berdaya guna maka perpustakaan harus didukung oleh sarana, prasarana serta tenaga kerja pengelola yang handal. Untuk itu tenaga pengelola perpustakaan perlu dibekali pengetahuan dan keterampilan mengelola perpustakaan khususnya pada bagian pelayanan sirkulasi.
Buku Pedoman Perpustakaan Perguruaan Tinggi (2004 : 6) pelayanan sirkulasi adalah kegiatan melayangkan koleksi perpustakaan kepada para pemakai atau pengguna perpustakaan dengan berbagai macam kegiatan seperti:
• Membuat peraturan mengenai pemakaian/peminjaman koleksi.
• Membuat pengumuman tentang pendaftaran anggota perpustakaan langsung tertulis diperpustakaan.
• Melakukan penagihan kepada para anggota perpustakaan yang belum mengembalikan pinjamannya, padahal sudah habis batas waktu peminjamanya dengan cara ditagih langsung ataupun lewat surat tagihan.
• Mencatat dengan tertib dan teratur semua pemasukan uang pendaftaran anggota perpustakaan maupun uang denda keterlambatan pengembalian koleksi pustaka, untuk kemudian menyetorkannya kepada yang berwenang ataupun pimpinan perpustakan.
• Melayani permintaan “Surat Bebas Pinjaman Pustaka(SBPP)” kepada para anggota perpuastakan yang memerlukan untuk keperluan studi.
Layanan sirkulasi adalah sebagai salah satu layanan pengguna. Prinsip-prinsip utama pelayanan pengguna yang baik tetap dipergunakan sebagai pedoman sebagaimana yang dinyatakan dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruaan Tinggi (2004 : 7) bahwa prinsip-prinsip pelayanan pemakai adalah :
• Berorientasi kepada pemakai,
• Bersifat universal,
• Menggunakan disiplin,dan
• Cepat, tepat dan mudah.
Adapun tujuan dari pelayanan sirkulasi antara lain:
• Supaya mereka mampu memanfaatkan koleksi tersebut semaksimal mungkin
• Mudah untuk mengetahui siapa yang meminjam koleksi tersebut, dimana alamatnya serta kapan koleksi itu harus kembali. Dengan demikian apabila koleksi itu diperlukan peminat lain maka akan segera dapat diketahui alamat sipeminjam atau dinantikan pada waktu pengembalian.
• Terjaminya pengembalian pinjaman dalam waktu yang jelas, dengan demikian keadaan pustka akan terjaga.
• Diperoleh data kegiatan perpustakaan terutama yang berkaitan dengan pemanfaatan koleksi.
• Apabila terjadi pelanggaran segera diketahui.
Dengan adanya tujuan pelayanan sirkulasi maka pemakaian koleksi dapat secara efektif, pengawasan terhadap bahan pustaka akan mudah dilakukan dan koleksi perpustakaan akan terjaga karena diketahui siapa peminjam koleksi, waktu pengembalian yang jelas dan pelanggaran dapat diketahui dengan segera. Untuk dapat melaksanakan kegiatan perpustakaan maka harus disesuaikan fungsi dan masing-masing petugas pelayanan sirkulasi. Fungsi dan tugas pelayanan sirkulasi sangat penting karena dapat membantu pengguna perpustakaan memperoleh bahan pustaka dan dapat melindungi bahan pustaka.
Adapun fungsi perpustakan perguruan tinggi menurut Buku Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Umum (2000 : 5) adalah sebagai berikut:
• Pusat pelestariaan ilmu pengetahuan.
• Pusat belajar.
• Pusat pengajaran.
• Pusat penelitian.
• Pusat penyebaran informasi.
Untuk dapat melaksanakan fungsi tersebut diatas, maka bagian pelayanan sirkulasi melaksanakan tugas sebagai berikut :
• Menerima bahan pustaka dari bagian pengelolahan.
• Menyimpan bahan pustaka menurut susunan yang sesuai dengan peraturan.
• Menyimpan kartu katalog pada rak/lemari katalog sesuai dengan peraturan.
• Melakukan pendaftaran peminat/pengguna bahan pustaka.
• Melayani calon dan anggota perpustakaan.
• Melayani peminjaman dan penagihan.
• Mengenakan denda pada anggota yang terlambat mengembalikan.
• Secara berkala meneliti dan menggumpulkan bahan pustaka yang rusak untuk diperbaiki.
• Membuat laporan tertulis dan statistik secara berkala.
• Menyampaikan laporan kepada kepala perpustakaan.
Dengan adanya rincian tugas layanan sirkulasi diatas, diharapkan pustakawan dapat memahami dan melakukan tugasnya dengan baik, sehingga informasi yang dicari pengguna dapat diperoleh dengan cepat. Sistem layanan sirkulasi yang dilaksanakan terbagi kedalam dua jenis layanan, yaitu layanan terbuka (open access) dan sistem layanan tertutup (closed access) .
Tujuan sistem pelayanan tertutup dan sistem pelayanan terbuka adalah :
• Mengamankan koleksi perpustakan serta menghindari dan menekan terjadinya kehilangan koleksi perpustakaan.
• Mengetahui siapa peminjam koleksi perpustakaan dan berapa yang sedang dipinjam.
• Mengetahui batas waktu pengembalian buku yang sedang dipinjam.
Sistem layanan terbuka merupakan cara yang dapat membantu pengguna perpustakaan untuk mecari informasi yang dibutuhkan secara langsung ke rak. Pada perpustakaan tinggi yang melayanai civitas akademika dan koleksi yang banyak biasanaya menggunakan sistem layanan terbuka.
Keuntungan yang diperoleh dengan menggunakan sistem layanan terbuka adalah:
• Kartu katalog tidak segera rusak, karena sedikit yang menggunakanya.
• Menghemat tenaga. Sebab dalam sistem ini petugas tidak perlu mengembalikan pustakawan hanya mencatat kemudian mengembalikan buku-buku yang telah dibaca ditempat maupun yang dikembalikan hari itu juga.
• Judul-judul buku yang diketahui lebih banyak.
• Akan segera diketahui judul buku yang dipinjam, nama dan alamat peminjam.
• Apabila calon peminjam tidak menemukan buku tertentu yang dicari maka saat itu pula dapat memilih judul buku yang relevan.
• Kecil sekali kemungkinan terjadi salah paham.
Kerugian atau kelemahan dari sistem layanan terbuka adalah:
• Frekwensi kerusakan lebih besar.
• Memerlukan ruangan yang lebih luas. Sebab letak rak satu dengan yang lain memerlukan jarak yang longgar.
• Susunan buku menjadi tidak teratur. Oleh karena itu pustakawan harus sering menyusun buku.
• Pengguna yang pertama kali datang keperpustakaan itu sering bingung. (Perpustakaan Nasional RI; 1999:33)
Pelayanan pemakai sistem tertutup merupakan pelayanan sirkulasi yang tidak memungkinkan pemakai memilih dan mengambil sendiri bahan pustaka. Pada sistem pelayanan tertutup ini setiap penggunjung harus mengetahui dahulu dengan jelas pengarang atau judul buku subjek yang diinginkan kemudian meminta petugas perpustakaan mencarikannya keruang koleksi.
Keuntungan menggunakan sistem layanan tertutup adalah:
• Susunan koleksi akan tetap rapi karena hanya petugas perpustakaan yang dapat masuk kejajaran koleksi.
• Terjadinya kehilangan dan kerusakan bahan perpustakaan dapat diperkecil.
• Ruangan perpustakaan yang disediakan tidak perlu luas.
• Untuk koleksi yang sangat rentan terhadap kerusakan maka sistem ini sangat sesuai.
Kerugian menggunakan sistem layanan tertutup :
• Dalam menemukan bahan pustaka pengguna hanya dapat mengetahui ciri-ciri kepengarangan dan ciri-ciri fisik bahan pustaka yaitu judul, pengarang, ukuran buku dan jumlah halaman.
• Judul buku yang dipilih melalui katalog kartu maupun online tidak selalu menggunakan buku yang dimaksud.
• Pengguna tidak dapat melakukan browsing dijajaran rak.
• Jika peminjam banyak, dan tugas perpustakaan relativ terbatas hal ini membutuhkan waktu dan tenaga yang cukup banyak, sehingga pemakai harus menunggu lebih lama. (Perpustakaan Nasionla RI; 1999:33)
Semua kegiatan yang dilakukan pelayanan sirkulasi saling berkaitan, maka hendaklah layanan sirkulasi disusun dan terkoordinasi sesuai dengan jenis tugas pada setiap bagian. Proses pelayanan sirkulasi meliputi kegiatan sebagai berikut:
• Keanggotaan
• Peminjaman
• Pengembalian
• Perpanjangan
• Penagihan
• Sanksi
• Memberikan keterangan bebas/bersih pinjaman
